KONFERENZ-BUSINESS: WIE MACHEN ES EIGENTLICH ANDERE?

Die Handelsblatt-Konferenz „Work in Progress“ im Vergleich mit dem Mittelstandskongress.

Niemand – kein Mensch und keine Organisation – ist frei von Glaubenssätzen. Es sind blinde Flecken, entstanden aus selektiven Erfahrungen und dem Kontext der eigenen Aktivitäten. Eine Methode, diese Vorurteile und den daraus entstehenden Tunnelblick zu hinterfragen ist die Beobachtung des Wettbewerbs. Im Business-Jargon auch „Benchmarking“ genannt. Man schaut also genau hin, wie es die anderen machen. In unserem Fall: Wie kuratieren und organisieren andere Veranstalter Kongresse und Konferenzen?

Es geht hier weniger um allseits derzeit diskutierte „Performance“, sondern ein Verständnis, was andere Marktteilnehmer anders machen. Auf das das Erkennen des „Was“ muss zwangsläufig auch die viel wichtigere Frage folgen: „Warum machen die das wohl so?“

Eine gute Formel, die ich beim Recherchieren zu diesem Artikel gefunden habe, lautet:

VERGLEICHEN – VERSTEHEN – ANPASSEN – DIFFERENZIEREN

Schauen wir mal, wie ich das in der Praxis ausprobiert habe.

Am 9. Juli 2026 war ich zu Gast bei der Konferenz „Work in Progress“, veranstaltet von Handelsblatt Live, der Event-Tochter der Handelsblatt Media Group. Auf diese eintägige Business-Konferenz in der Düsseldorfer Handelsblatt-Zentrale habe ich unsere Mittelstandskongress-Benchmarking-Kriterien angewendet.

Diese Liste und die zumeist qualitative Bewertung des Praxisbeispiels ist so lang, dass sie den Rahmen eines Blog-Artikels sprengen würde. Hier also nur drei Vergleichskriterien, die ich für teilenswert halte.

Durchschnittliche Dauer von Beiträgen

Ein Glaubenssatz über alle Branchen hinweg lautet ja: Die Menschen können (wollen?) sich immer weniger auf eine Sache konzentrieren. Folgerichtig dürfen Impulse auf Konferenzen nicht zu lange dauern. Ich habe bei der „Work in Progress“ mal die Pausen, Grußworte und Moderations-Slots rausgenommen und bin zu folgendem Ergebnis gekommen:

Gesamtdauer Veranstaltung (ohne Check-in und Ausklang; inkl. Pausen)

• Work in Progress: 8 Stunden, 50 Minuten
•  Mittelstandskongress 2026: 8 Stunden

Gesamtdauer aller Beiträge (inkl. Parallel-Sessions)

• Work in Progress: 11 Stunden, 50 Minuten
• Mittelstandskongress 2026: 11 Stunden, 30 Minuten

Anzahl der Beiträge

• Work in Progress: 22
• Mittelstandskongress 2026: 25

Durchschnittliche Dauer der Beiträge

• Work in Progress: 32 Minuten
• Mittelstandskongress 2026: 28 Minuten

Offensichtlich haben sich beide Programmteams für die Abschaffung der 45-50-Minuten-Keynote entschieden. Was wir in Freiburg anders machen: Es gibt insgesamt 10 Vertiefungs-Session, bei denen vorherige Impulse durch eine 30-minütige, barcamp-ähnliche Meet the Speaker-Session ergänzt werden.

Bühnen-Akteur*innen: Geht’s um die Sache oder um das eigene Angebot?

Wie reagieren Sie, wenn Sie sich Zeit für einen halben oder ganzen Konferenztag freigeschaufelt haben und dann mit Eigenwerbung und Berater-Pitches konfrontiert werden? Eine rhetorische Frage, oder?

Die Qualität eines Programms ist fast immer proportional zu der Menge der „Verkäufer*innen“ (Consultants, Keynote Speaker, Bestseller-Autoren, Sponsoren-Vertreter, Marketing- und Vertriebsleute, Lobbyist*innen, Veranstalter-Mitarbeitende), die der jeweilige Veranstalter auf die Bühne lässt. Ja, es gibt Ausnahmen, aber im Allgemeinen sind Unternehmensvertreter sowie Fachleute aus Wissenschaft und Medien die wertvolleren Impulsgebenden. Wer nichts zu verkaufen hat, liefert bei Mittelstandsthemen fast immer die interessanteren Perspektiven und Argumente.

Was ergab der Vergleich dieses Kriteriums für die beiden Praxisbeispiele?

Gesamtzahl Impulsgeber*innen

• Work in Progress: 37
• Mittelstandskongress: 19

Verhältnis Berater/Verkäufer/Dienstleister zu „neutralen“ Impulgeber*innen

• Work in Progress: 57% / 43%
• Mittelstandskongress: 23% / 76%

Darauf sind wir schon ein bisschen stolz: Wir geben den Impulsgebern und ihren Themen deutlich mehr Raum. Und können davon ausgehen, dass bei über drei Vierteln der Speaker keinerlei Interesse daran besteht, dem Publikum etwas zu verkaufen. Auch beim restlichen Viertel unserer Referenten sorgen wir durch sorgfältige Vorbereitung dafür, dass unser Publikum keine Firmen-, Produkt- oder Ego-Präsentationen ertragen muss.

Moderation

Je anspruchsvoller das Format, je zahlreicher die Beiträge, je breiter das Themenspektrum, desto wichtiger ist eine gekonnte Moderation. Desto mehr Arbeit macht sie aber auch, insbesondere wenn man mit externen Moderierenden arbeitet.

Was zeigte der vergleichende Blick auf das Thema Moderation?

Hauptmoderation: Moderierende Personen

• Work in Progress: Julia Beil (Redakteurin & Teamleiterin Karriere, Handelsblatt) | Eine kurzfristig für die eigentlich vorgesehen Kristin Rau (Wirtschaftswoche) eingesprungene Kollegin
• Mittelstandskongress: Florian Städtler (Kongress-Kurator)

Nebenmoderation: Moderierende Personen

• Work in Progress: — (die „Masterclasses“ hatten in der Regel keine eigenen Moderierenden)
• Mittelstandskongress: 10 fachkundige Moderator*innen bei den Vertiefungs-Sessions; Dora Schöls (Journalistin und Podcast-Redakteurin, Badische Zeitung – Medienpartner)

Moderation durch Vertreter von Presenting Sponsorships

• Work in Progress: —
• Mittelstandskongress: 1 Moderatorin (Anmoderation und Vertiefung bei zwei Sessions)

Aus unserer Sicht spielt gutes Halten des Events Flows, das Bühne-Bereiten für die Speaker aber auch das fachliche Einordnen und das Führen von Gesprächsrunden eine entscheidende Rolle für die Qualität eines Konferenzprogramms. Zudem bieten die Vertiefungs-Sessions die Gelegenheit, dem ein oder anderen Partner die Nennung im Programm zu ermöglichen und – wenn er oder sie es besonders gut macht – eine Möglichkeit, Kompetenz zu zeigen.

Als ich meiner Tochter, selbst Wirtschaftsjournalistin, von den Erkenntnissen oben erzählte, stellte sie die Frage in den Raum, ob diese Informationen für potenzielle Teilnehmende als relevant empfunden werden. Sie hat da durchaus einen Punkt. Allein die Länge dieses Artikels mag viele Führungskräfte und Unternehmer zeitlich überfordern.

Die Essenz des Ganzen aber wird uns in der Kommunikation an alle Stakeholder des Mittelstandskongresses nützen, wenn wir sie kompakt und immer wieder bei der Differenzierung unserer Veranstaltung verwenden.

Denn sie lautet: Wir optimieren systematisch nach klar definierten Kriterien. Nur so lässt sich die Qualität, die Attraktivität und der praktische Nutzen für unser Publikum und unsere Partner mittel- und langfristig erhöhen.

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